Si estás a cargo de un negocio inmobiliario donde eres responsable de más de un departamento, estas herramientas de administración de edificios y condominios te serán de gran ayuda.
Aunque ser responsable de un arrendamiento puede ser relativamente sencillo, estar a cargo de la administración de más de una propiedad podría ser complicado. Por lo general, los administradores de inmuebles suelen supervisar que todo tipo de procesos dentro de las viviendas se realicen en tiempo y forma. Pero si se habla de más de una propiedad, la carga de trabajo también aumenta.
Llevar registros del proceso en el que se encuentran cada uno de los departamentos y reunir los documentos de identificación de los inquilinos en un solo lugar no es sencillo si no se cuenta con un equipo o instrumentos útiles. Afortunadamente, existen herramientas de administración de edificios y condominios digitales que podrían ser la solución ante todos estos problemas.
¿Cuáles son las mejores herramientas digitales para la administración de edificios y condominios?
- Software de administración especializado
- CRMs para el registro de tu comunidad
- Plataformas para asignación de tareas
- Canales de comunicación instantánea
Software de administración especializado
En primer lugar, tenemos los softwares diseñados exclusivamente para este fin. Si bien en el mercado existen pocas opciones, estas plataformas están diseñadas para ayudar específicamente a la administración de edificios y condominios, por lo que deben ser tu primera opción si no sabes cómo organizar digitalmente tus arrendamientos. Una de sus ventajas es que te ayudan a la gestión del personal y al registro de pagos hechos por los arrendatarios.
Adicionalmente, al usar este tipo de softwares especializados tendrás un respaldo de la información, así como otras opciones de seguridad tanto para la información como para los inquilinos y el edificio. Una de las plataformas más famosas es conocida porque en ella se pueden vincular las cámaras de seguridad en la entrada del edificio. Dos software de condominios y edificios muy populares son EdiPro y Comunidad Feliz.
CRMs para el registro de tu comunidad
Otra opción para la administración de edificios son los CRM. Sin embargo, estos son una herramienta que está más enfocada a la gestión de clientes y la reducción de tiempos. Si estás interesado en estas opciones, aquí podrás almacenar información relacionada con la vivienda y la información de contacto de los arrendatarios.
Así que, si este es tu objetivo y te gustaría tener un mejor trato con tus arrendadores, en Vivo de Mis Rentas hemos comparado dos de los CMR más famosos de la red, los cuales pueden ayudarte a la administración de las comunidades de tus edificios, Pipedrive vs. HubSpot. Recuerda que si aún tienes dudas sobre cuál de ellos es el mejor, ambos cuentan con una versión gratuita para que los pruebes.
Plataformas para asignación de tareas
Estas herramientas para la administración de edificios y condominios son muy eficaces si cuentas con un equipo amplio que cubre diferentes áreas. Por ejemplo, si dentro del personal que te ayuda hay un grupo de agentes inmobiliarios, recepcionistas, porteros o conserjes. Si este es el caso de tu edificio y te gustaría supervisar el trabajo que se hace día con día, estas plataformas son de gran utilidad.
Veamos un ejemplo. Supongamos que hay cuatro personas cubriendo el puesto de portería del edificio, y cada uno de ellos trabaja en horarios diferentes. Si los inquilinos de tu edificio hacen solicitudes de limpieza, mantenimiento o de paquetería, la comunicación entre áreas será difícil.
Sin embargo, con las plataformas de gestión y asignación de tareas diarias se podrán programar las labores pendientes y habrá un registro de ellas. Además, el acceso para administradores y propietarios podrá realizarse desde cualquier lugar. Algunos ejemplos de herramientas de este tipo que te recomendamos son:
- Trello
- Notion
- Asana
- Airtable
- Zenkit
Si bien algunas de estas plataformas como Trello, Asana y Notion cuentan con una versión móvil para celulares y tablets, también te recomendamos otras que podrías descargar en estos dispositivos para mantenerte conectado en cualquier momento:
- Monday.com
- Microsoft To Do
- Any.do
- Google Tasks
Canales de comunicación instantánea
Así como existen plataformas que pueden ayudarte a un mejor flujo de procesos o a la gestión administrativa en general, hay otras soluciones digitales para mejorar la comunicación con tus arrendatarios. La inclusión de herramientas de este tipo ayuda a mejorar la experiencia de quienes habitan tu edificio y mantener un diálogo directo ante cualquier problema. Además, son más rápidos que los correos electrónicos.
La ventaja de integrar aplicaciones de mensajería es que puedes programar respuestas automáticas cuando no estés disponible y que mantendrás los registros de las conversaciones. Por ejemplo, al utilizar WhatsApp para empresas tendrás la opción de crear un perfil profesional para la administración del edificio o condominio e incluir una descripción de los servicios que se ofrecen por este medio.
Desde luego esta no es la única opción. También puedes crear una página, un perfil o un grupo en plataformas como Facebook o Instagram para crear una comunicación efectiva con tus inquilinos. Dependiendo de las herramientas de gestión que mencionamos anteriormente utilices, puedes utilizar canales de comunicación instantánea o prescindir de ellos.
¿Cómo elegir las mejores herramientas para la administración de edificios y condominios?
- Usa las versiones de prueba. Los softwares de administración y los CRM tienen versiones de prueba que te permiten usarlos antes de tomar una decisión. Selecciona el que más te llame la atención y aprovecha su versión gratuita, para tomar las mejores decisiones respecto al listado de herramientas que te compartimos.
- Comienza con lo esencial. Si tu edificio es nuevo y no has arrendado la totalidad de los departamentos, invierte en soluciones gratuitas o con un bajo costo hasta que puedas sustituir estas herramientas por otras de pago. De igual forma, si tu equipo no es tan amplio, podrías solo cubrir lo indispensable.
- Analiza tu administración hasta ahora. Para poder elegir la mejor integración de herramientas para tu edificio debes hacer un análisis de cómo ha sido la administración hasta ahora. Esto te permitirá conocer en qué parte de tus procesos estás fallando y elegir cuál es la mejor herramienta para solucionar esa etapa del arrendamiento.
Es posible llevar la administración de edificios y condominios correctamente con estas herramientas. Te invitamos a evaluar cuáles te conviene específicamente y probarlas, ya que con ello conseguirás optimizar todos los servicios que tu edificio ofrece a sus inquilinos. ¡Conviértete en el mejor arrendador con ayuda de Vivo de Mis Rentas!